Unter dem Begriff Bewerbermanagement werden die verschiedenen Phasen des Bewerbungsprozesses von der Stellenausschreibung bis hin zur Zusage bzw. Absage gegenüber einem Kandidaten verstanden.
Heutzutage gehen die meisten Bewerbungen digital (also per E-Mail oder via Online Bewerbung) den Unternehmen zu. Aus diesem Grund wird der Begriff Bewerbermanagement häufig auch synonym zur Bezeichnung E-Recruiting verwendet. Das Bewerbermanagement ist eine Methode aus dem Bereich des Personalmanagements bzw. Talent Managements.
Ein softwaregesteuertes Bewerbermanagementsystem kann hier helfen die verschiedenen Bewerbungsprozessphasen möglichst ressourcenschonend zu durchlaufen. So werden sämtliche für eine Vakanz eingegangene Bewerbungen in der Bewerberdatenbank erfasst. Dort können diese anschließend von den Fachabteilungen bewertet und in die nächste Phase überführt werden (Zwischenbescheid, Einladung zum Vorstellungsgespräch, Absage). Weitere Module der Software können eine Interessenten-Datenbank, ein Editor für Stellenanzeigen, ein Kampagnenmanagement oder individuelle Bewerbungsformulare sein.
Es ist technisch möglich, dass die Software zur Bewerberverwaltung automatisiert Eingangsbestätigungen oder Zwischenstandsmeldungen an die Bewerber versendet. Dies führt zu einer Entlastung der Personalabteilung.
Intelligente Bewerbermanagementsoftware beinhaltet zudem das Feature des CV Parsings: hierbei handelt es sich um ein Analyse-Tool für eingehende Lebensläufe. Hierdurch gelingt eine automatisierte Verdichtung der von Bewerbern hochgeladenen CVs, die die Auswertung durch die Personalabteilungen stark vereinfacht und den Bewerber nicht zwingt den eigenen Lebenslauf aufwändig in ein vorgegebenes Online-Formular einzugeben.
Wichtig beim Bewerbermanagement ist es die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu gewährleisten. Dies kann ebenfalls positiv durch Software-Einsatz unterstützt werden (z.B. automatisches Löschen der Unterlagen nach einem bestimmten Zeitraum).
Neben der kapazitiven Entlastung der Personalabteilung durch den Software-Einsatz, kommt es so auch zu einer Verkürzung der Bearbeitungszeit im Bewerbungsprozess und damit zu einer Reduzierung der „time to hire“. Dies ist in Zeiten des Fachkräftemangels besonders wichtig: die besten Bewerber sollten möglichst zügig kontaktiert und vorgestellt werden. Die meisten Bewerber freuen sich über zügige Kontaktierung und verbinden dies mit der Professionalität des Unternehmens.
Insgesamt bringt der Einsatz von Bewerber-Software häufig eine Reduzierung der Recruiting-Kosten sowie eine Erhöhung der Qualität der Bewerber mit sich.
