Success Story: JOST Werke GmbH

Schulungsmanagement optimiert

Die Herausforderung

Im Betrieb wurde zunächst mit Hilfe einer acht Jahre alten Eigenentwicklung sowie Abbildungen in Excel gearbeitet, jedoch wurde diese Lösung nicht vollends den Ansprüchen des Unternehmens gerecht. Der zentrale Schulungskatalog im Intranet konnte nicht ausreichend gepflegt und der Genehmigungsprozess der Buchungen nur schwach integriert werden. Des Weiteren sollte das Backend für die Personalabteilung beschleunigt und transparenter werden. Benötigt wurde also eine Lösung, welche übersichtlich, zuverlässig und zukunftsorientiert ist und zentral verwaltet werden kann.

„Unsere Mitarbeiter bringen jeden Tag ihr Wissen und Engagement ein und treiben JOST voran.“

Die Reise

Die Personalabteilung des Unternehmens entschied sich also am Markt nach einer zukunftsfähigen Lösung zu suchen und diese mit den eigenen zuvor aufgesetzten Prozessen abzugleichen, um das Personalmanagement zu optimieren. Gefordert war eine benutzerfreundliche Software mit mehreren Features, wie die verbesserte und vereinfachte Pflege des Schulungskatalogs, mehr Flexibilität im Genehmigungsprozess, eine bessere Übersicht der Buchungen und außerdem ein übersichtlicher Kostenüberblick. In der IT- und Personalabteilung stellte man nach zwei bis drei Monaten Recherche fest, dass es bisher keine Software gibt, die sich ausschließlich dem Schulungsmanagement widmet und damit den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird: bis auf das erwingo Schulungsmanagement.

„Denn die Basis unseres Geschäftserfolgs sind unsere Mitarbeiter, die uns dabei helfen, weiter zu wachsen.“

Die Lösung

Die IT- und Personalabteilung der Jost-Werke GmbH hat sich Mitte 2017 schließlich für den erwingo Schulungsmanager entschieden, da sie auf der Suche nach einer aktuellen Technologie waren, welche web-basiert funktioniert und sich flexibel der Eigenentwicklung angepasst umsetzen lässt. Ausschlaggebend war zudem, dass erwingo eine Lösung anbietet, die einzig zum Schulungsmanagement angewendet werden kann. Genutzt wird die innovative Software, um den Schulungskatalog online zu pflegen, Genehmigungsprozesse zentral zu verwalten, zur eigenständigen Buchung von Schulungen durch Mitarbeiter, eine Schulungshistorie für jeden Mitarbeiter zu erfassen und Frage- sowie Wirksamkeitsbögen einzusetzen. Letzteres sind die Basis dafür, dass stets qualitativ hochwertige Schulungen im Katalog angeboten werden können. Da der erwingo Schulungsmanager autark über das firmeninterne Intranet genutzt wird, kann immer und von jedem Standort aus darauf zugegriffen werden. Eine weitere Besonderheit ist die Modifikation zum Single Sign On (SSO). Der Mitarbeiter muss sich nicht jedes Mal erneut im Schulungsmanager einloggen, sondern lediglich ein einziges Mal. Die Erkennung und der Login erfolgen dann automatisch.

Die unkomplizierte Anbindung des erwingo Schulungsmanagers an den DeepL Übersetzer ermöglicht es dem Unternehmen, die erwingo Software weltweit in ihren Produktionsstätten in beliebiger Sprache (z.B. hier auf deutsch, englisch und polnisch) zu nutzen. Vor allem am Standort Polen konnte die Lösung schnell eingeführt werden. Übersetzungen können nun mit nur einem Klick getätigt werden und gewährleisten die zentrale Vernetzung des Unternehmens. Ende 2017, also bereits nach sechs Monaten, konnte die Lösung eingebettet werden und wird seitdem ständig weiter verbessert. erwingo und Jost haben bereits fünf Jahre im Bereich E-Recruiting zusammengearbeitet und gemeinsam diverse web-basierte Datenbanklösungen umgesetzt. Die Zusammenarbeit erfolgte stets auf Augenhöhe, die Aufnahme der Anforderungen im Lastenheft basiert jetzt erneut auf Vertrauen und Zuverlässigkeit. Vor allem ein hohes Tempo bei der Umsetzung und große Sorgfalt bei der Arbeit sind wichtige Merkmale, die das hochqualifizierte Entwicklerteam von erwingo auszeichnet. Verbesserungsvorschläge und neue Ideen im Sinne des Kunden stehen an erster Stelle: über 15 Jahre Erfahrung bringt erwingo im Bereich Personalentwicklung mit, um Ihnen ein ausgereiftes web-basiertes Produkt zu bieten.

Wir möchten auch Ihre Personalentwicklung effizienter gestalten. Die Einführung der Software bei Jost benötigte lediglich drei Mitarbeiter. Nach einem halben Tag Workshop im Unternehmen war jeder in der Lage, mit dem erwingo Schulungsmanager selbstständig zu arbeiten und bei Unklarheiten ggf. im eigens für die Firma erstellten Benutzerhandbuch nachzuschlagen.

Überzeugt hat die Personalabteilung von Jost vor allem das übersichtliche Backend von erwingo mit der Anzeige zum aktuellen Stand zum Thema Schulungsmanagement und die Eigenständigkeit ihrer Mitarbeiter. Angestellte können autonom Schulungen buchen, welche von ihren Vorgesetzten selbst genehmigt werden. Durch die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren und Prozesse zu dezentralisieren, spart die Personalabteilung wertvolle Zeit und Ressourcen.

„Dank des erwingo Schulungsmanagers sind wir für unsere regelmäßigen Audits bestens gerüstet.“